FORMA DE FACTURAS

Elementos de una Buena Factura

Crear una factura es algo inútil si la factura no es informativa y provechosa. De hecho, una factura no profesional puede resultar peor que inútil. Pudiera confundir o molestar a tu cliente. Aquí están algunos elementos importantes de buenas facturas. Tu factura debería:
contener la información correcta
tener una apariencia profesional
ser enviada oportunamente

Una Buena Factura es Informativa

Sin la información correcta, tu cliente pudiera no saber para que es la factura. Puede que incluso no sepan cuánto pagarte o dónde enviarte el pago.

Aquí está la información básica que toda factura debe contener:
tu nombre e información de contacto
tu logo
el nombre y dirección de tu cliente
el número de factura
la fecha de la factura
la fecha de vencimiento
cantidad total a pagar
descripción del trabajo o la mercancía vendida
opciones de pago
términos de pago


Para evitar cualquier confusión, asegúrate que tus facturas contengan la información correcta.

Tus términos de pago son especialmente importantes. Los términos correctos pueden alentar a tu cliente a pagarte pronto.
Una Buena Factura Tiene Una Apariencia Profesional

Cómo se ve tu factura también es importante. Deberías considerar tu factura que sea parte de tu esfuerzo de marca. Como tus artículos de papelería, tarjetas de presentación, y otros documentos que lleven tu marca, representa a tu compañía.

Evita Errores Comunes en el Diseño de Facturas

Errores Casuales - Evitar utilizar una factura que es demasiado casual como el cuerpo de un correo electrónico o un trozo de papel. Asimismo, no quieres usar una factura desprolija con errores ortográficos y otras equivocaciones.
Demasiados Colores - También, elegir colores y fuentes que son apropiados para tu negocio. Demasiados colores brillantes que no concuerdan con tu marca harán que tu factura tenga mal aspecto. También, usar demasiadas fuentes es con frecuencia una elección poco profesional.
Amontonamiento - La candidad correcta de espacio en blanco es importante y hara que tu factura sea más legible. Recuerda: Una factura con el contenido amontonado es una factura confusa.
Falta de Atención - Una factura a la que no se le presta mucha atención te hace perder dinero. Quieres que las partes críticas de tu factura, como la fecha de vencimiento de pago, destaquen inmediatamente en tu factura. La jerarquía es importante para llamar la atención en éstos detalles, así tus clientes saben, qué, cuándo, dónde y cómo pagarte.


Es probable que tu cliente guarde tu factura en sus archivos. La próxima vez que necesiten ordenar servicios similares, pueden utilizar tu factura para tener tu información de contacto. Así pues, la impresión que causa tu factura puede ser duradera. Tu factura necesita verse clara y profesional.

Una Buena Factura es Oportuna

¿Cuándo deberías facturar a tu cliente?
La respuesta podría parecer obvia. En la mayoría de los casos, se factura cuando el trabajo es terminado. Pero presta atención a cualquier acuerdo previo que hiciste con el cliente. Por ejemplo, si has acordado facturar al cliente una vez al mes, entonces debes cumplir con éste acuerdo.
Sorprendentemente, algunos propietarios de pequeños negocios dudan en enviar facturas. Pueden enviar su factura días o incluso semanas despues de que se terminó el proyecto.

Evita hacer eso. Facturas tardías significan pagos tardíos. Los clientes esperan que les envíes facturas por servicios concluídos. Así pues, envía tus facturas de manera oportuna.

Cómo Hacer una Factura con Word

Puedes usar una plantilla para crear una factura de apariencia profesional con Word. Aquí está una guía paso a paso que te ayudará a crear tus propias facturas:

Paso 1. Recaba Tu Información

Para asegurarte que no dejarás nada afuera de tu factura, haz una lista de que información quieres incluir. Aquí están algunos sitios para buscar información sobre facturas:
Propuesta al Cliente - La propuesta al cliente incluye una descripción del trabajo, la cantidad a pagar y los términos.
La Tarjeta de Presentación del Cliente - la tarjeta de presentación del cliente tiene su información de contacto.
Tu Tarjeta de Presentación - La factura es parte de tu marca y debería coincidir con tus otros materiales de marca.
Tus Facturas Previas - Tus facturas previas incluyen el número de factura más reciente. Tu próxima factura debería seguir la numeración secuencialmente.

Una vez que hayas recabado la información de tu factura, estás listo para iniciar.

Paso 2. Descarga la Mejor Plantilla de Factura Profesional para Tus Necesidades

Una vez que sepas lo que tu factura necesita incluir, selecciona la correcta plantilla de factura de Word. Yo utilicé ésta plantilla de factura de Envato Market porque proyecta limpieza y profesionalismo. Deberías elegir la plantilla de factura que es adecuada para las necesidades de tu negocio.

Después de que descargues la factura, abre el Explorador de Archivos de Windows y haz doble click en el archivo de la plantilla de factura para abrirlo. El archivo tiene una extensión .zip:

Haz click en la subcarpeta, main files (archivos principales). Para elegir el color que va con tu logo, haz doble click en el directorio para el color que quieres utilizar. La plantilla que elegí viene con cinco esquemas de colores:

Para abrir la plantilla de Word, haz doble click en el archivo con extensión .docx. La plantilla de la factura aparece en Vista Protegida:

Paso 3. Personaliza Tu Plantilla

Una vez que hayas descargado la plantilla, hazla tuya personalizándola. Antes de empezar, es buena idea guardar el archivo de la plantilla con un nombre diferente para que puedas regresar a la plantilla original si alguna vez quieres usarla de nuevo.

Ahora estás listo para personalizar tu plantilla. Comienza con remplazar el logo:

 paso 1 :Reemplazar el logo

Para remplazar el logo, haz click en el cuadro de la izquierda de la plantilla que dice "Colocar logo aquí". Verás manejadores alrededor del cuadro:

Seleccionar el cuadro "Colocar Logo Aquí".

2. Personaliza la Información de Texto

Para cambiar tu dirección en la plantilla, haz click en el campo dirección. Manejadores aparecerán alrededor del texto:

3. Cambiar la Información de la Tabla

Hemos discutido cómo personalizar la mayor parte de la factura, pero el texto de los elementos de la facatura está en formato de tabla y necesita manejo especial.

Para mi ejemplo de factura, sólo quiero facturar por dos servicios:

tiempo de reunión

diseño de portada de libro electrónico

Eso significa que mi tabla de elementos de facturación tiene muchas filas extras. Necesitamos remover esas filas extras.

Comienza por seleccionar todo menos dos filas de la tabla al resaltarlas. Luego, haz click derecho para visualizar el menú desplegable:

4. Finaliza Tu Factura

Tu factura debería verse así ahora. Tómate un momento para asegurarte que todos los campos estén correctos. No olvides cambiar la cifra Total Purchase (Compra Total) en la parte superior derecha de la factura. Éste es un campo de texto

Es una buena idea revisar toda tu factura ésta vez. Busca errores ortográficos en el nombre o dirección del cliente u otro tipo de erratas.

Si has cambiado mucho la factura, también pudieras necesitar reponer algunos de los campos de texto. Para hacer ésto, selecciona el campo de texto (deberías ver los manejadores) y arrastrarlo a donde quieres que esté.

Tu factura terminada debería verse así:

El diseño final de la factura personalizada de MS Word.

REFLEXIÓN PERSONAL:

Este blog va dedicado con el fin de poder aprender un poco mas sobre el programa World, con ello esperamos que haya sido de utilidad y saber como crear una factura en World.así esperamos que pueda servirte y sea de utilidad esta información